Mikä on tapahtumakonsepti?

Kilpailu ihmisten ajankäytöstä on kovaa ja kiinnostavia tapahtumia on paljon, ja jotta tapahtuma erottuisi, se kannattaa suunnitella erittäin hyvin. Uuden tapahtuman luomisen tai vanhan tapahtuman uudistamisessa käytetään tapahtumakonseptia.

Tapahtumakonsepti pähkinänkuoressa

Tapahtumakonsepti on tapahtuman road map, ja se sisältää fokusoidun idean ja tavoitteen tapahtumalle. Terävöitetyn tavoitteen lisäksi konsepti sisältää kuvauksen tapahtuman ohjelmasta, ohjeen tapahtuman järjestämiseksi ja aikataulun. Tapahtumakonsepti jakaa tietoa tapahtuman luonteesta järjestäville osapuolille ja ohjeistaa järjestelyissä askel askeleelta. Tapahtumakonsepti on kaava onnistuneelle tapahtumalle.

 

Tapahtumakonsepti vastaa seuraaviin kysymyksiin:

Mikä on tapahtuman tavoite?

Mitä tapahtuman avulla halutaan viestittää ihmisille?

Ketkä kuuluvat kohderyhmään?

Mikä tapahtuman pääidea on?

Miten tapahtuma järjestetään?

Ketkä vastaavat tapahtuman järjestämisestä?

Minkälainen budjetti tapahtumalla on?

Lyyti Oy:n toimitusjohtaja Petri Hollmén kertoo, miten Lyytissä suunnitellaan tapahtumakonsepteja. 

Konseptin luomisen prosessi

1. Ymmärrä

Konseptin rakentamisessa lähdetään liikkeelle rakentamalla ymmärrystä. Ymmärrä-vaiheen tarkoituksena on laajentaa käsitystä kohderyhmästä ja vastaavista tapahtumista keräämällä taustatietoa tapahtuman tavoitteiden asettelua varten. Taustatiedon jäsentämiseksi tapahtuman elämyksellisyyttä on hyvä tarkastella elämyksen 4 E:n avulla. Miten tapahtuma koetaan henkilökohtaisesti, minkälaisia elämyksiä kokija saa itselleen?

Elämyksen 4 E:tä:

1. Entertainment = Tapahtuman viihteellisyys

2. Education = Tapahtumassa koulutetaan uusia taitoja tai jaetaan uutta tietoa – vaatii osallistujalta aktiivisuutta, jotta oppimista tapahtuu

3. Escapist = Tapahtuma on pakoa todellisuudesta, osallistuja uppoutuu kokemukseen

4. Esthetic = Visuaalinen vaikutelma ja tapahtuman esteettinen luonne

Tapahtuman konseptointia ja tapahtumaviestinnän suunnittelua Lyyti Oy:n kehittämän 3-T työkalun avulla.

Ymmärrä-vaiheessa on hyvä tutustua tapahtuman kohdeyleisöön esimerkiksi Digikylpylän palvelumuotoilu-osion avulla. Kokeile asiakasprofiilin hahmottamista!

Tarkastele sinulle tuttua tapahtumaa 4E:n näkökulmasta. Usein tapahtumat eivät ole vain yhtä elämyslaatua, vaan monissa tapahtumissa on havaittavissa elementtejä monenlaisista elämyksistä. Elämys ei riipu vain tapahtumasta vaan myös kokijasta.

2. Ideoi ja kehitä

Tapahtumakonseptin luominen lähtee harvoin liikkeelle täysin tyhjästä. Mielessä saattaa olla tavoite (esimerkiksi uuden energiajuoman lanseeraus) tai havainto, että paikkakunnalta puuttuu jokin tapahtuma. Mediatalot taas ovat luoneet tapahtumia tukemaan muuta toimintaa ja vahvistamaan yhteiskunnallista keskustelua.

 

Ideointivaiheessa luodaan tapahtuman tavoite 

Tapahtuman tavoitteen asettaminen on konseptin oleellisin vaihe. Tapahtuman tavoitteen asettelun kolme kohtaa:

1. Mikä muuttuu tapahtuman seurauksena? Saavatko osallistujat jonkin uuden oivalluksen, tiedon tai taidon? Syy tapahtuman järjestämiselle voi olla vaikkapa työpaikan viihtyvyyden lisääminen ja yhteisön hengen nostattaminen tai asiakassuhteen syventäminen.

2. Minkälaista kokemusta lähdetään hakemaan? Minkä tyyppisen kokemuksen tapahtuman tuottaja haluaa tarjota? Toteutuuko tapahtuman tavoite paremmin saunaillassa vai konsertissa?

3. Miten tapahtuman tavoitetta voi mitata? Lipputulot tai kävijämäärä eivät ole suinkaan ainoita menestyksen mittareita – kannattaa mitata myös tapahtuman tavoitteeseen liittyvää muutosta!

Mittaa vaikka näitä:

· medianäkyvyys

· palaute

· valitukset

· osallistujamäärä ja lipunmyynti

· myydyt tuotteet

· kerrannaisvaikutukset lähiyhteisössä (esim. muutokset lähialueen hotelliyöpymisissä)

3. Fokusoi

Fokusoinnin tavoitteena on koota kaikki tuotetut ideat yhteen ja arvioida niitä. Parhaat ja toteuttamiskelpoisimmat ideat jatkokehitetään. Fokusoinnin apuna voi käyttää esimerkiksi riskianalysoinnin tapoja, swot-analyysia tai tapahtuman visualisointia.

Moodboard näyttää:

1. Tapahtumapaikka: Tyyli ja tyyppi (Esim. Teollinen ympäristö, hämärä, parkkihalli, konferenssikeskus)

2. Osallistujat: Profiili ja määrä (Esim. alle 12 vuotiata tyttöjä ja heidän äitejään, ykköset päällä, ahdasta)

3. Visuaaliset elementit: Kyltit, koristeet ja valaistus (Esim. liikennemerkkityyli, keinoverta, ilmapalloja)

4. Ohjelma: esitykset, puhujat ja pelit (Esim. punk bändi, speed networking-ohjelma)

5. Ruoka ja juoma (Esim. buffetti, pastellivärisiä jäätelöitä)

Visualisoi tapahtuma Moodboardin avulla! Kerää ja valikoi tapahtumasi tyylisiä kuvia yhdelle boardille. Kuvien tarkoituksena on visualisoida tapahtuman tyyliä, tunnelmaa ja tarinaa sekä auttaa hahmottamaan yksityiskohtia.

Tapahtumapaikka 

Tapahtumapaikka luo tapahtumalle tunnelman. Siksi sen valitsemiseen kannattaa panostaa. Paikan valinta fokusoi konseptia. Paikkaa valitessa kannattaa huomioida viisi tärkeintä kriteeriä:

1. Missä paikka sijaitsee? Paikan sijainti määrittää, onko sinne helppo saapua ja kuinka paljon tarvitaan opasteita.

2. Ovatko tilat tarpeeksi suuret osallistujamäärälle? Tilan tarpeeseen vaikuttaa myös tapahtuman luonne: tarvitaanko ruokapöytiä vai seminaarituoleja?

3. Ovatko tilat oikean näköiset ja tyyliset? Paikan tyyliä ei kokonaan voi muuttaa osuvallakaan valo- tai koristesuunnittelulla, ja siksi paikan olisi hyvä sopia tapahtuman luonteeseen.

4. Onko tilan vuokra sopiva? Hintoja vertaillessa kannattaa huomioida, että osa tilan tarjoajista sisällyttää hintaan esim. tapahtumatekniikan ja osa taas laskuttaa erikseen jopa käsipyyhkeistä. Tarjouksia vertaillessa tulee myös huomioida, miten oheispalvelujen (catering, ohjelmat) tilaaminen on mahdollista.

5. Onko paikassa tarvittava tekniikka?

Tapahtuma-aika 

Tapahtuman ajankohta ja kokonaiskesto vaikuttaa merkittävästi siihen, miten osallistujat pääsevät paikalle. Tapahtumien kestot ovat lyhentyneet 2000-luvulla, ja esimerkiksi seminaarit ovat usein vain puolen päivän seminaareja. Ajankohtaa päättäessä tarkista:

– vuodenajat ja sää

– samaan aikaan samasta yleisöstä kilpailevat tapahtumat

– samaan aikaan järjestettävät uskonnolliset ja kansalliset juhlat

Sidosryhmät 

Sidosryhmät ovat tapahtuman avaintekijät. Sidosryhmät ovat ihmisiä ja ihmisryhmiä, jotka ovat tapahtuman kanssa tekemisissä tai joihin tapahtuma vaikuttaa. Sidosryhmäverkostoon kuuluvat sisäiset ja ulkoiset toimijat tapahtuman ympärillä. Ulkoisia sidosryhmiä ovat mm. palveluntarjoajat, sponsorit, tapahtumapaikan toimijat, media, vapaaehtoiset ja tapahtuman yleisö.

 

KOKEILE

Sidosryhmäanalyysi. Määrittele oman tapahtumasi sidosryhmät. Kysy kultakin ryhmältä:

Miksi sidosryhmä olisi kiinnostunut tapahtumasta? Mitä tapahtuu, jos sidosryhmä ei ole mukana tapahtumassa? Millä tavalla sidosryhmä osallistuu tapahtumaan? Miten sidosryhmän voi sitouttaa mukaan? Vastaamalla kysymyksiin, voit luokitella tapahtuman kannalta olennaisimmat sidosryhmät ja panostaa heidän sitouttamiseensa.

 

 

Tapahtuman markkinointisuunnitelma

Viestintä ja markkinointi on otettava mukaan heti tapahtumanjärjestämisen alusta lähtien. Kannattaa laatia tapahtumalle oma markkinointisuunnitelma. Monet tapahtumat elävät somessa ennen ja jälkeen tapahtuman. Some on oleellinen osa FOMO-ilmiön luomisessa. Tutustu markkinointisuunnitelman luomiseen Digikylpylän markkinointi-osiossa.

Some-muistilista

Katso täältä tapahtumajärjestäjän some-muistilista.

Tapahtumaviestinnän aikajana

Kurkkaa täältä tapahtumaviestinnän aikajana.